# E-Mails und Benachrichtigungen

Alle E-Mails tragen Ihren Markennamen, Ihre Farbe und Ihr Logo und haben denselben einladenden Look wie das Gästeportal. Sie funktionieren in allen gängigen Mail-Apps und enthalten eine Nur-Text-Version für ältere Programme.

## E-Mails, die Gäste erhalten

| E-Mail | Wann |
|---|---|
| Ihre digitale Gästemappe | Wenn Sie auf **Email portal link to guest** klicken, oder automatisch vor der Anreise |
| Erinnerung | Wenn Sie bei einer Buchung mit offenen Schritten auf **Send reminder** klicken |
| Zahlungsbeleg | Nach jeder erfolgreichen Zahlung (Touristensteuer, Kaution, Extras) |
| Kautions-Update | Wenn Sie eine Kaution vollständig freigeben oder einen Teil einbehalten |

## E-Mails, die Sie erhalten

**Online check-in completed** (Online-Check-in abgeschlossen) geht an die Adresse unter **Notify me at** (oder an die E-Mail-Adresse des Gastgebers), sobald ein Gast den Check-in abschließt.

## Einstellungen

**Settings → Email** (Einstellungen → E-Mail):

- **From address** – muss eine Domain sein, für die die Plattform senden darf; leer lassen, um die Adresse der Plattform zu verwenden. **From name** ist meist Ihre Marke.
- **Reply-to** – wohin Antworten von Gästen gehen.
- **Notify me at** – Benachrichtigungen für den Gastgeber.
- **Test mode** – jede E-Mail an Gäste geht stattdessen an diese Adresse. Nutzen Sie dies während der Einrichtung; im Livebetrieb leer lassen.
- **Email the portal link to new guests automatically … days before arrival** – wird einmal pro Buchung gesendet, nur wenn der Gast eine E-Mail-Adresse hat.

**Send test email** prüft die gesamte Kette. **Recent emails** listet auf, was an den Mailserver übergeben wurde.

> **Tipp:** Kanäle wie Airbnb verbergen oft die echte E-Mail-Adresse des Gastes. Senden Sie den Portal-Link in diesem Fall über deren Nachrichtenfunktion.

![Settings → Email](/site/img/docs/d-settings-email.webp "Settings → Email")

## Nachrichten über den Buchungskanal

Gäste von Airbnb, Booking.com, Vrbo oder Expedia teilen oft keine E-Mail-Adresse. Stammt die Buchung aus **Hostaway** oder **Channex**, können Sie dem Gast direkt aus der Buchung im kanaleigenen Chat schreiben:

- Öffnen Sie die Buchung → **Messages** zeigt die Unterhaltung aus dem Kanal (Nachrichten des Gastes und Ihre). Schreiben Sie in das Feld und klicken Sie auf **Send** – die Nachricht erscheint im Airbnb- / Booking.com-Postfach des Gastes.
- **Send portal link via Airbnb** (oder Booking.com …) sendet den Link zur digitalen Gästemappe mit einer kurzen Erklärung; nach dem Senden wird die Schaltfläche zu **Send reminder**.
- **Settings → Email → Also send it through the booking channel's chat** sendet den Portal-Link automatisch einige Tage vor der Anreise – zusammen mit der E-Mail oder statt ihrer.

![Nachrichten in der Buchung](/site/img/docs/d-booking-messages.webp "Der Bereich Messages der Buchung – die Unterhaltung aus dem Kanal und das Antwortfeld")

Nachrichten werden genau so zugestellt, wie sie geschrieben sind. Platzhalter wie `{{guest_name}}` oder `[guest_name]` werden vom Kanal nicht ausgefüllt, daher wird eine Nachricht, die noch einen solchen Platzhalter enthält, abgelehnt. Für Channex muss die App **Messages** installiert sein (app.channex.io → Applications); Channex unterstützt Nachrichten für Buchungen von Booking.com, Airbnb und Expedia. RentalsUnited, Leviathan und iCal haben keine Schnittstelle für Gästenachrichten – nutzen Sie dort E-Mail oder Telefon. Jede gesendete Nachricht wird in der Aktivität der Buchung aufgeführt, und der [Webhook](/docs/webhooks) `message.sent` wird ausgelöst.

## Häufige Fragen

### Warum wird eine E-Mail als „queued“ angezeigt, kommt aber nie an?

„Queued“ bedeutet, dass unser Server sie an den Mailserver übergeben hat. Prüfen Sie den Spam-Ordner des Gastes und bitten Sie den Plattformbetreiber, SPF und DKIM des Mailservers für Ihre Absenderdomain zu prüfen.

### Werden aus dem Demo-Konto E-Mails gesendet?

Nein – die Demo sendet nie echte E-Mails.