# E-mail en meldingen voor gasten en hosts

Alle e-mails gebruiken je merknaam, kleur en logo en dezelfde warme uitstraling als het gastenportaal. Ze werken in elke gangbare mailapp, met een platte-tekstversie voor oudere programma's.

## E-mails die gasten ontvangen

| E-mail | Wanneer |
|---|---|
| Je verblijfsgids | Als je op **Email portal link to guest** klikt, of automatisch voor aankomst |
| Herinnering | Als je op **Send reminder** klikt bij een boeking met openstaande stappen |
| Betaalbewijs | Na elke geslaagde betaling (toeristenbelasting, borg, extra's) |
| Update over de borg | Als je een borg volledig vrijgeeft of een deel inhoudt |

## E-mails die jij ontvangt

**Online check-in completed** (online inchecken afgerond) gaat naar het adres onder **Notify me at** (of het e-mailadres van de host) zodra een gast het inchecken afrondt.

## Instellingen

**Settings → Email** (Instellingen → E-mail):

- **From address** — moet een domein zijn waarvoor het platform mag verzenden; laat leeg om het platformadres te gebruiken. **From name** is meestal je merknaam.
- **Reply-to** — waar antwoorden van gasten naartoe gaan.
- **Notify me at** — meldingen voor de host.
- **Test mode** — elke e-mail aan gasten gaat in plaats daarvan naar dit adres. Gebruik dit tijdens het inrichten; laat het leeg in productie.
- **Email the portal link to new guests automatically … days before arrival** — één keer per boeking verstuurd, alleen als de gast een e-mailadres heeft.

**Send test email** controleert de hele keten. **Recent emails** toont wat aan de mailserver is overgedragen.

> **Tip:** Kanalen zoals Airbnb verbergen vaak het echte e-mailadres van de gast. Gebruik in dat geval hun berichtenfunctie om de portaallink te sturen.

![Settings → Email](/site/img/docs/d-settings-email.webp "Settings → Email")

## Berichten via het boekingskanaal

Gasten van Airbnb, Booking.com, Vrbo of Expedia delen vaak geen e-mailadres. Komt de boeking binnen via **Hostaway** of **Channex**, dan kun je de gast direct vanuit de boeking een bericht sturen in de eigen chat van het kanaal:

- Open de boeking → **Messages** toont het gesprek uit het kanaal (berichten van de gast en van jou). Typ in het tekstvak en klik op **Send** — het bericht verschijnt in de Airbnb- / Booking.com-inbox van de gast.
- **Send portal link via Airbnb** (of Booking.com …) stuurt de link naar de verblijfsgids met een korte uitleg; na verzending verandert de knop in **Send reminder**.
- **Settings → Email → Also send it through the booking channel's chat** stuurt de portaallink een paar dagen voor aankomst automatisch, samen met (of in plaats van) de e-mail.

![Berichten in de boeking](/site/img/docs/d-booking-messages.webp "Het onderdeel Messages van de boeking — het gesprek uit het kanaal en het antwoordvak")

Berichten worden precies zo afgeleverd als ze geschreven zijn. Placeholders zoals `{{guest_name}}` of `[guest_name]` worden niet door het kanaal ingevuld, dus een bericht waar er nog een in staat, wordt geweigerd. Voor Channex moet de app **Messages** geïnstalleerd zijn (app.channex.io → Applications); Channex ondersteunt berichten voor boekingen via Booking.com, Airbnb en Expedia. RentalsUnited, Leviathan en iCal hebben geen berichtenkoppeling voor gasten — gebruik daar e-mail of telefoon. Elk verstuurd bericht staat in de activiteit van de boeking en de [webhook](/docs/webhooks) `message.sent` wordt geactiveerd.

## Veelgestelde vragen

### Waarom staat een e-mail als queued, maar komt hij nooit aan?

Queued betekent dat onze server de e-mail aan de mailserver heeft overgedragen. Controleer de spammap van de gast en vraag de platformbeheerder om SPF en DKIM van de mailserver voor je afzenderdomein te controleren.

### Worden er e-mails verstuurd vanuit het demo-account?

Nee — de demo verstuurt nooit echte e-mails.