# Lokale kalender, boekingen en gasten

Niet elke host gebruikt een channel manager. Accommodaties zonder kanaalkoppeling gebruiken de ingebouwde **lokale kalender**: je voert boekingen zelf in en houdt hier je gastgegevens bij. Boekingen die uit kanalen worden geïmporteerd, verschijnen in dezelfde kalender.

## De kalender

**Calendar** (kalender) toont zes weken voor alle accommodaties (of voor de accommodatie die je bovenaan kiest). Kleuren geven de status van elk verblijf aan:

| Kleur | Betekenis |
|---|---|
| Oranje | Wacht op betaling of inchecken: portaal vergrendeld |
| Lichtgroen | Klaar: portaal ontgrendeld |
| Donkergroen | Gast verblijft in de accommodatie |
| Grijs | Afgerond |
| Gestreept | Geblokkeerde data |

Klik op een balk om de boeking te openen, of klik op een lege dag om op die datum een boeking aan te maken.

![De kalender met boekingen en geblokkeerde data](/site/img/docs/d-calendar.webp "De kalender met boekingen en geblokkeerde data")

## Een boeking aanmaken

**+ New booking** vraagt om accommodatie, data, gasten (volwassenen en minderjarigen onder 18), naam en contactgegevens van de gast, waar er geboekt is en optioneel een prijs. Vink **Email the guest portal link now** aan om de uitnodiging meteen te versturen. Overlappende boekingen worden geweigerd, tenzij je ze bevestigt.

## Wijzigen, annuleren, herstellen

Open een boeking om:

- **Edit booking**: data, gasten, contactgegevens, interne notities en *no deposit for this booking* (geen borg voor deze boeking) aan te passen.
- **Cancel booking**: de boeking te annuleren en de data vrij te geven; het gastenportaal toont de annulering. Terugbetalingen doe je in Revolut of via je kanaal.
- **Reinstate**: een annulering ongedaan te maken.
- **New portal link**: een nieuwe portaallink te maken; de oude link werkt direct niet meer.

### Gasten komen met een ander aantal personen aan

Klik in de boeking op **Change** naast *Guests*. Vul het aantal volwassenen (18+) en minderjarigen onder 18 in dat echt is aangekomen en klik op **Save**. De toeristenbelasting wordt meteen opnieuw berekend, de boeking toont *(corrected)*, de wijziging wordt vastgelegd in de boekingsgeschiedenis (*Guests changed from 5 adults to 3 adults · by …*) en **kanaalimports behouden vanaf dan jouw aantallen**. Was de toeristenbelasting al betaald en stijgt het bedrag, dan laat het dashboard zien welk verschil je ter plekke moet innen.

![Aankomst van gasten: het aantal volwassenen en minderjarigen corrigeren](/site/img/docs/d-booking-guests.webp "Aankomst van gasten: het aantal volwassenen en minderjarigen corrigeren")

### Bekijken wat de gast ziet

**Open guest portal** in de boeking opent het portaal van de gast in een nieuw tabblad: precies wat de gast ziet. De boeking laat ook zien of de gast zijn portaal heeft geopend (*Guest opened the portal 3 times · last …*, of *has not opened the portal yet*). Je eigen bezoeken via **Open guest portal** tellen niet mee; met **Copy guest portal link** kopieer je de gewone gastenlink om te versturen.

![Portaalbezoeken, Open guest portal en de manieren om de link te versturen](/site/img/docs/d-booking-portal.webp "Portaalbezoeken, Open guest portal en de manieren om de link te versturen")

## Data blokkeren

Met **Block dates** reserveer je dagen voor eigen gebruik door de eigenaar of voor onderhoud. Blokkeringen maken deel uit van de iCal-export, zodat andere kanalen die data ook sluiten. Klik op een gestreepte blokkering om die te verwijderen.

## iCal-export

Elke accommodatie heeft een privé-iCal-URL (**Settings → Properties → Settings → iCal export**). Plak die in Airbnb, Booking.com of een andere kalender om data te blokkeren die hier geboekt zijn. Vernieuw de URL als je hem per ongeluk gedeeld hebt.

## Aankomsten, vertrekken, doorlopende verblijven

- **Arrivals** (aankomsten): gesorteerd op incheckdatum, met de filters *awaiting payment*, *ready*, *in-house*, *completed* en snelle kerncijfers.
- **Departures** (vertrekken): gesorteerd op uitcheckdatum, met vrij te geven borgen.
- **Stayovers** (doorlopende verblijven): wie er vannacht in je accommodaties slaapt.

Elke lijst kun je als CSV exporteren.

![Aankomsten](/site/img/docs/d-arrivals.webp "Aankomsten")

![Doorlopende verblijven](/site/img/docs/d-stayovers.webp "Doorlopende verblijven")

## Gastenoverzicht

**Calendar → Guests** toont elke gast met zijn verblijven. Gasten worden automatisch toegevoegd vanuit boekingen en online inchecken. Open een gastrecord om gegevens te corrigeren, notities toe te voegen of **Erase (GDPR)** te kiezen (wissen volgens de AVG): de boekingen blijven bestaan, de persoonlijke incheckgegevens van eerdere verblijven worden verwijderd.

## Veelgestelde vragen

### Kan ik lokale boekingen en kanaalboekingen combineren bij één accommodatie?

Ja. Boekingen die je met de hand aanmaakt, blijven lokaal; geïmporteerde kanaalboekingen worden bijgewerkt door het kanaal. De controle op overlap houdt rekening met beide.

### Hoe importeer ik mijn bestaande boekingen?

Koppel je kanaal (zie de handleidingen voor kanalen), voer ze met de hand in, of gebruik de [API](/docs/api-quickstart) om ze in bulk aan te maken.