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Collegare Hostaway

Importa le prenotazioni Hostaway in automatico, collega le strutture agli annunci e manda agli ospiti il link del portale nella chat di Airbnb o Booking.com.

Quando Hostaway è collegato, ogni prenotazione (da Airbnb, Booking.com, Vrbo, diretta …) viene importata automaticamente nel tuo portale ospiti: date, numero di ospiti, nome e recapiti dell'ospite. Cancellazioni e cambi di date vengono recepiti. I tuoi dati di check-in, i pagamenti e le note non vengono mai sovrascritti dall'importazione.

1. Crea una chiave API Hostaway #

1. Accedi alla tua dashboard Hostaway.
2. Apri Settings → Hostaway API.
3. Clicca su Create per aggiungere una nuova chiave API, assegnale un nome (per esempio Guest portal) e salva.
4. Copia l'Account ID e l'API key (Hostaway la chiama client secret). La chiave viene mostrata una sola volta.

2. Collega Hostaway nella tua dashboard #

1. Apri Settings → Channels → Hostaway.
2. Incolla l'Account ID e l'API key (client secret).
3. Lascia vuoto API base URL: verrà usato https://api.hostaway.com/v1. Compilalo solo per usare un endpoint compatibile con Hostaway (per esempio un endpoint CodeB); deve essere un indirizzo https pubblico.
4. Spunta Enabled e clicca su Test (prima salva). Dovresti vedere Hostaway: connected.

3. Collega le tue strutture #

1. Clicca su Show listings nel riquadro Hostaway. Vedi tutti gli annunci con il loro ID e se sono già collegati.
2. Nuovo nel portale ospiti? Lascia spuntati gli annunci e clicca su Add selected as properties. Ogni annuncio diventa una struttura con nome, indirizzo, località, Paese, fuso orario e orari di check-in / check-out presi da Hostaway, viene collegato e le sue prenotazioni vengono importate subito.
3. Hai già creato una struttura a mano? Togli la spunta a quell'annuncio (viene tolta automaticamente quando esiste una struttura con lo stesso nome) e incolla invece l'ID annuncio in Settings → Properties → Settings → Hostaway listing ID, così non ottieni un doppione.

Il riquadro mostra l'avanzamento e la dashboard si aggiorna da sola quando le prenotazioni sono arrivate. Vengono importate anche le foto degli annunci (fino a 12 per struttura, archiviate sul server del portale ospiti); la prima diventa la foto di copertina. Puoi scegliere un'altra copertina in Guide editor → Property & welcome → Photos from Hostaway. Per le strutture collegate in precedenza, clicca su Import photos nel riquadro Hostaway: scarica solo ciò che manca, quindi puoi cliccarlo di nuovo senza problemi (per esempio dopo un riavvio del server).

Poi completa ogni struttura: Wi-Fi, codici della porta, licenza MTA, tassa di soggiorno e pagamenti.

4. Importazione #

Clicca su Import now per scaricare subito le prenotazioni. Da quel momento le importazioni avvengono automaticamente ogni 30 minuti, per i soggiorni da 30 giorni fa fino a circa 18 mesi in avanti.

Aggiornamenti istantanei (webhook) #

Invece di attendere fino a 30 minuti per la prossima importazione, Hostaway può comunicare al portale ospiti le prenotazioni nuove e modificate nel giro di pochi secondi:

1. In Settings → Channels → Hostaway clicca su Set up instant updates e poi su Copy per copiare l'indirizzo.
2. Nella dashboard Hostaway apri Settings → Integrations → Webhooks (unified webhooks), aggiungi un webhook con questo URL e salva. Lascia vuoti login e password: è l'indirizzo stesso a fare da chiave.
3. Il riquadro mostra quando Hostaway ha chiamato l'ultima volta e con quale esito. L'importazione periodica continua a funzionare come rete di sicurezza.

L'indirizzo è segreto: chiunque lo conosca può chiedere al portale ospiti di ricontrollare una prenotazione (la prenotazione vera e propria viene sempre scaricata da Hostaway con la tua chiave API). New address lo sostituisce se dovesse mai essere divulgato: in quel caso incolla il nuovo indirizzo in Hostaway.

5. Invita gli ospiti #

Le prenotazioni importate ricevono subito il proprio link al portale. Puoi inviarlo:

• via email dalla prenotazione (Email portal link to guest);
• nella chat del canale — Send portal link via Airbnb (o Booking.com, Vrbo …) nella prenotazione. Il messaggio passa da Hostaway e arriva nella casella dell'ospite sulla piattaforma su cui ha prenotato;
• automaticamente qualche giorno prima dell'arrivo: Settings → Email — Email the portal link to new guests automatically e/o Also send it through the booking channel's chat.

6. Scrivi agli ospiti #

La sezione Messages della prenotazione mostra la conversazione da Hostaway (i messaggi dell'ospite e i tuoi) e ti permette di rispondere nella chat del canale. I messaggi vengono inviati esattamente come li hai scritti: i segnaposto come [guest_name] non vengono compilati, quindi un messaggio che ne contiene ancora uno viene rifiutato. Dettagli: Email e notifiche.

Domande frequenti #

Quali dati arrivano da Hostaway e quali restano qui? #

Richieste di informazioni, richieste in sospeso o non confermate (per esempio una richiesta di prenotazione Vrbo), richieste scadute o rifiutate e soggiorni del proprietario non vengono importati: solo i soggiorni reali. Hostaway è la fonte per date, stato, numero di ospiti e recapiti della prenotazione, tranne il numero di ospiti che hai corretto nella prenotazione (Guests → Change), che le importazioni successive mantengono. I dati del check-in online, i pagamenti, lo stato del deposito, i codici della porta e le tue note risiedono nel portale ospiti e non vengono mai sovrascritti.

Come aggiorno le foto di una struttura? #

Settings → Properties → Settings → Photos → Refresh photos scarica le foto nuove, rimuove quelle che Hostaway non elenca più e non scarica mai due volte la stessa foto. Refresh and use the first as cover reimposta anche la foto di copertina.

Cosa succede quando una prenotazione viene cancellata in Hostaway? #

Alla successiva importazione la prenotazione viene segnata come cancellata; il portale ospiti mostra la cancellazione e le date tornano libere.

Alcuni ospiti non hanno un indirizzo email? #

I canali spesso nascondono l'email reale. Invia invece il link al portale tramite la chat del canale — Send portal link via … nella prenotazione — oppure attiva l'invito automatico in chat in Settings → Email.