Kanalen · voor Hosts

Hostaway koppelen

Importeer Hostaway-reserveringen automatisch, koppel accommodaties aan hun listings en stuur gasten hun portaallink via de Airbnb- of Booking.com-chat.

Als Hostaway gekoppeld is, wordt elke reservering (via Airbnb, Booking.com, Vrbo, direct …) automatisch in je gastenportaal geïmporteerd: data, aantal gasten, naam en contactgegevens van de gast. Annuleringen en datumwijzigingen worden overgenomen. Je incheckgegevens, betalingen en notities worden nooit door de import overschreven.

1. Maak een Hostaway-API-sleutel aan #

1. Log in op je Hostaway-dashboard.
2. Open Settings → Hostaway API.
3. Klik op Create om een nieuwe API-sleutel toe te voegen, geef hem een naam (bijvoorbeeld Gastenportaal) en sla op.
4. Kopieer de Account ID en de API key (Hostaway noemt die het client secret). De sleutel wordt maar één keer getoond.

2. Koppel Hostaway in je dashboard #

1. Open Settings → Channels → Hostaway.
2. Plak de Account ID en de API key (client secret).
3. Laat API base URL leeg; dan wordt https://api.hostaway.com/v1 gebruikt. Vul dit alleen in als je een Hostaway-compatibel endpoint wilt gebruiken (bijvoorbeeld een CodeB-endpoint); het moet een openbaar https-adres zijn.
4. Vink Enabled aan en klik op Test (er wordt eerst opgeslagen). Je zou Hostaway: connected moeten zien.

3. Koppel je accommodaties #

1. Klik in de Hostaway-kaart op Show listings. Je ziet elke listing met de ID en of die al gekoppeld is.
2. Nieuw in het gastenportaal? Laat de listings aangevinkt en klik op Add selected as properties. Elke listing wordt een accommodatie met naam, adres, plaats, land, tijdzone en in- en uitchecktijden uit Hostaway, wordt gekoppeld, en de boekingen worden meteen geïmporteerd.
3. Al een accommodatie met de hand aangemaakt? Vink die listing dan uit (dat gebeurt automatisch als een accommodatie dezelfde naam heeft) en plak de listing-ID in plaats daarvan in Settings → Properties → Settings → Hostaway listing ID, zodat je geen kopie krijgt.

De kaart toont de voortgang en het dashboard ververst vanzelf zodra de boekingen binnen zijn. De foto's van de listing worden ook geïmporteerd (maximaal 12 per accommodatie, opgeslagen op de eigen server van het gastenportaal); de eerste wordt de omslagfoto. Kies een andere omslagfoto in Guide editor → Property & welcome → Photos from Hostaway. Voor accommodaties die je eerder hebt gekoppeld, klik je in de Hostaway-kaart op Import photos; er wordt alleen opgehaald wat ontbreekt, dus je kunt gerust nog een keer klikken (bijvoorbeeld na een herstart van de server).

Maak daarna elke accommodatie compleet: wifi, deurcodes, MTA-licentie, toeristenbelasting en betalingen.

4. Importeren #

Klik op Import now om reserveringen meteen op te halen. Daarna loopt de import automatisch elke 30 minuten voor verblijven vanaf 30 dagen geleden tot ongeveer 18 maanden vooruit.

Directe updates (webhook) #

In plaats van tot 30 minuten op de volgende import te wachten, kan Hostaway het gastenportaal binnen enkele seconden informeren over nieuwe en gewijzigde reserveringen:

1. Klik in Settings → Channels → Hostaway op Set up instant updates en Copy het adres.
2. Open in het Hostaway-dashboard Settings → Integrations → Webhooks (unified webhooks), voeg een webhook met deze URL toe en sla op. Laat gebruikersnaam en wachtwoord leeg: het adres zelf is de sleutel.
3. De kaart toont wanneer Hostaway voor het laatst contact opnam en wat er gebeurde. De gewone import blijft als vangnet doorlopen.

Het adres is geheim: iedereen die het heeft, kan het gastenportaal vragen een boeking opnieuw te controleren (de boeking zelf wordt altijd met jouw API-sleutel bij Hostaway opgehaald). New address vervangt het adres als het ooit uitlekt; plak het nieuwe adres daarna in Hostaway.

5. Gasten uitnodigen #

Geïmporteerde boekingen krijgen meteen een eigen portaallink. Je kunt die versturen:

• per e-mail vanuit de boeking (Email portal link to guest);
• in de chat van het kanaal: Send portal link via Airbnb (of Booking.com, Vrbo …) in de boeking. Het bericht gaat via Hostaway naar de inbox van de gast op het platform waar die geboekt heeft;
• automatisch een paar dagen voor aankomst: Settings → Email, met Email the portal link to new guests automatically en/of Also send it through the booking channel's chat.

6. Berichten aan gasten #

Het onderdeel Messages van de boeking toont het gesprek uit Hostaway (berichten van de gast en van jou) en laat je antwoorden in de chat van het kanaal. Berichten worden precies zo verstuurd als ze geschreven zijn: placeholders zoals [guest_name] worden niet ingevuld, dus een bericht waar er nog een in staat, wordt geweigerd. Details: E-mail en meldingen.

Veelgestelde vragen #

Welke gegevens komen uit Hostaway en welke blijven hier? #

Aanvragen, openstaande en onbevestigde verzoeken (bijvoorbeeld een boekingsverzoek via Vrbo), verlopen of afgewezen verzoeken en verblijven van de eigenaar worden niet geïmporteerd, alleen echte verblijven. Hostaway beheert de data, de status, het aantal gasten en de contactgegevens van de boeking, behalve gastenaantallen die je in de boeking hebt gecorrigeerd (Guests → Change); die blijven bij latere imports behouden. De gegevens van het online inchecken, betalingen, de borgstatus, deurcodes en je notities staan in het gastenportaal en worden nooit overschreven.

Hoe werk ik de foto's van één accommodatie bij? #

Settings → Properties → Settings → Photos → Refresh photos haalt nieuwe foto's op, verwijdert foto's die Hostaway niet meer toont en downloadt een foto nooit twee keer. Refresh and use the first as cover zet ook de omslagfoto opnieuw.

Wat gebeurt er als een reservering in Hostaway wordt geannuleerd? #

Bij de volgende import wordt de boeking als geannuleerd gemarkeerd; het gastenportaal toont de annulering en de data komen vrij.

Sommige gasten hebben geen e-mailadres? #

Kanalen verbergen vaak het echte e-mailadres. Stuur de portaallink dan via de chat van het kanaal: Send portal link via … in de boeking, of zet de automatische chatuitnodiging aan in Settings → Email.