Account & team · voor Hosts

E-mail en meldingen voor gasten en hosts

E-mails voor gasten en hosts, automatische uitnodigingen met de portaallink, afzenderinstellingen en berichten in de Airbnb- of Booking.com-chat.

Alle e-mails gebruiken je merknaam, kleur en logo en dezelfde warme uitstraling als het gastenportaal. Ze werken in elke gangbare mailapp, met een platte-tekstversie voor oudere programma's.

E-mails die gasten ontvangen #

E-mail	Wanneer
Je verblijfsgids	Als je op Email portal link to guest klikt, of automatisch voor aankomst
Herinnering	Als je op Send reminder klikt bij een boeking met openstaande stappen
Betaalbewijs	Na elke geslaagde betaling (toeristenbelasting, borg, extra's)
Update over de borg	Als je een borg volledig vrijgeeft of een deel inhoudt

E-mails die jij ontvangt #

Online check-in completed (online inchecken afgerond) gaat naar het adres onder Notify me at (of het e-mailadres van de host) zodra een gast het inchecken afrondt.

Instellingen #

Settings → Email (Instellingen → E-mail):

From address — moet een domein zijn waarvoor het platform mag verzenden; laat leeg om het platformadres te gebruiken. From name is meestal je merknaam.
Reply-to — waar antwoorden van gasten naartoe gaan.
Notify me at — meldingen voor de host.
Test mode — elke e-mail aan gasten gaat in plaats daarvan naar dit adres. Gebruik dit tijdens het inrichten; laat het leeg in productie.
Email the portal link to new guests automatically … days before arrival — één keer per boeking verstuurd, alleen als de gast een e-mailadres heeft.

Send test email controleert de hele keten. Recent emails toont wat aan de mailserver is overgedragen.

Berichten via het boekingskanaal #

Gasten van Airbnb, Booking.com, Vrbo of Expedia delen vaak geen e-mailadres. Komt de boeking binnen via Hostaway of Channex, dan kun je de gast direct vanuit de boeking een bericht sturen in de eigen chat van het kanaal:

Open de boeking → Messages toont het gesprek uit het kanaal (berichten van de gast en van jou). Typ in het tekstvak en klik op Send — het bericht verschijnt in de Airbnb- / Booking.com-inbox van de gast.
Send portal link via Airbnb (of Booking.com …) stuurt de link naar de verblijfsgids met een korte uitleg; na verzending verandert de knop in Send reminder.
Settings → Email → Also send it through the booking channel's chat stuurt de portaallink een paar dagen voor aankomst automatisch, samen met (of in plaats van) de e-mail.

Berichten in de boeking — Het onderdeel Messages van de boeking — het gesprek uit het kanaal en het antwoordvak

Berichten worden precies zo afgeleverd als ze geschreven zijn. Placeholders zoals {{guest_name}} of [guest_name] worden niet door het kanaal ingevuld, dus een bericht waar er nog een in staat, wordt geweigerd. Voor Channex moet de app Messages geïnstalleerd zijn (app.channex.io → Applications); Channex ondersteunt berichten voor boekingen via Booking.com, Airbnb en Expedia. RentalsUnited, Leviathan en iCal hebben geen berichtenkoppeling voor gasten — gebruik daar e-mail of telefoon. Elk verstuurd bericht staat in de activiteit van de boeking en de webhook message.sent wordt geactiveerd.

Veelgestelde vragen #

Waarom staat een e-mail als queued, maar komt hij nooit aan? #

Queued betekent dat onze server de e-mail aan de mailserver heeft overgedragen. Controleer de spammap van de gast en vraag de platformbeheerder om SPF en DKIM van de mailserver voor je afzenderdomein te controleren.

Worden er e-mails verstuurd vanuit het demo-account? #

Nee — de demo verstuurt nooit echte e-mails.