Functie · online inchecken
Gasten online laten inchecken vóór aankomst
Elke boeking krijgt een privélink. Gasten vullen het inchecken in op hun telefoon voordat ze vertrekken, betalen de toeristenbelasting en borg, en zien pas daarna de deurcode, wifi en het adres. Jij ziet het resultaat in het dashboard en hoeft nooit meer aan de deur achter papieren formulieren aan.
Kort of lang formulier
Het korte formulier is de standaard: de gast bevestigt het aantal volwassenen en minderjarigen (dat bepaalt de ecobijdrage), kiest een aankomsttijd en geeft het vluchtnummer op; naam en contactgegevens komen uit de boeking. Schakel over op het lange formulier als je identiteitsgegevens nodig hebt — Duitse accommodaties gebruiken het altijd voor de Meldeschein.
Wat het lange formulier verzamelt
Jij bepaalt per hostaccount welke velden verplicht zijn. Alles wordt privé opgeslagen, alleen voor jouw account.
- Hoofdgast: naam, geboortedatum, nationaliteit, e-mail en telefoon
- Type en nummer van het reisdocument, optionele ID-foto
- Woonadres (verplicht voor een Duitse Meldeschein)
- Medereizigers en aantal volwassenen en kinderen
- Aankomsttijdvak, huisregels geaccepteerd, handtekening op het scherm
Hoe het in het verblijf past
Het inchecken is de eerste stap in het gastenportaal. Als het klaar is en elke betaalstap is afgerond — betaald, gereserveerd op de kaart, als contant betaald gemarkeerd of kwijtgescholden — worden de toegangsgegevens automatisch ontgrendeld. Op hetzelfde moment worden Nuki-keypadcodes aangemaakt.
Optioneel: EU Digital Identity Wallet
Gasten met een EUDI Wallet kunnen naam, geboortedatum en nationaliteit vanuit de wallet invullen; die velden worden dan als geverifieerd gemarkeerd. Alle anderen gebruiken het gewone formulier.
Grenzen om te kennen
Het inchecken legt vast wat de gast invoert en, met de wallet, wat de wallet bevestigt. Het controleert paspoortfoto's niet automatisch, en voor Duitsland maakt het de Meldeschein aan zodat jij die kunt bewaren — hij wordt niet naar de overheid gestuurd.
Veelgestelde vragen
Is online inchecken verplicht voor elke boeking?
Dat kies je zelf: aan voor alle accommodaties, of per accommodatie. Zonder inchecken gaat het portaal direct naar de betaalstappen.
Wanneer krijgen gasten de incheklink?
Zodra de boeking wordt geïmporteerd of ingevoerd — per e-mail, via de chat van het boekingskanaal (Hostaway, Channex) of beide, automatisch of handmatig. Herinneringen vóór aankomst zijn optioneel.
Kan ik de gegevens corrigeren nadat de gast ze heeft verstuurd?
Medewerkers kunnen het aantal volwassenen en minderjarigen en de aankomsttijd vanuit de boeking corrigeren — bijvoorbeeld na een late wijziging van het aantal gasten. Elke correctie wordt bij de boeking gelogd.
Lees de handleidingen
- Wat gasten zien: de gastervaring in het portaalWat gasten zien: online inchecken, toeristenbelasting en borg betalen, daarna deurcodes, wifi, afvaldagen, lokale tips en extra's, ook als app op de telefoon.
- Online inchecken met de EUDI Wallet (EU Digital Identity)Gasten bevestigen naam, geboortedatum en nationaliteit vanuit hun EU Digital Identity Wallet via myeudi.app, zonder typen of foto's van hun ID.
- Meldeschein — gastenregistratie in DuitslandBuitenlandse gasten in Duitse vakantiewoningen vullen de Meldeschein (§§ 29–30 BMG) online in; tweetalig af te drukken, na de wettelijke termijn gewist.
- E-mail en meldingen voor gasten en hostsE-mails voor gasten en hosts, automatische uitnodigingen met de portaallink, afzenderinstellingen en berichten in de Airbnb- of Booking.com-chat.
Gecontroleerd op 27 oktober 2026 door het Guestbud-team, Aloaha Limited.