Aan de slag · voor Hosts

De gastervaring

Wat gasten zien: online inchecken, toeristenbelasting en borg betalen, daarna deurcodes, wifi, afvaldagen, lokale tips en extra's, ook als app op de telefoon.

Elke boeking krijgt een persoonlijke, onraadbare link, zoals https://stay.example.com/g/…. Er is geen app en geen account: de link is de sleutel. Op deze pagina lees je wat je gasten zien en in welke volgorde.

Voor het verblijf: een paar snelle stappen #

Het welkomstscherm toont de foto van de accommodatie, de data, het aantal gasten en het boekingsnummer. Daaronder doorloopt de gast maximaal drie stappen:

1. Online inchecken: standaard het korte formulier. De gast bevestigt het aantal volwassenen en minderjarigen onder 18 (dat bepaalt de toeristenbelasting, begrensd op het maximale aantal gasten van de accommodatie), kiest een aankomsttijd en vult het vluchtnummer in (of vinkt niet met het vliegtuig aan). Naam, telefoon en e-mail komen uit de boeking. Schakel over naar het lange formulier onder Settings → Check-in form als je naam, geboortedatum, nationaliteit, identiteitsdocument, woonadres en medereizigers nodig hebt; Duitse accommodaties gebruiken het altijd voor de Meldeschein (het Duitse gastenregistratieformulier). Met de EU Digital Identity Wallet vult de gast het formulier met één tik in; zie Inchecken met de EUDI Wallet.
2. Toeristenbelasting: bijvoorbeeld de ecobijdrage (Malta). Het bedrag wordt berekend op basis van de belastingdefinitie van de accommodatie, het aantal volwassenen en het aantal nachten.
3. Terugbetaalbare borg: gereserveerd op de kaart (pre-autorisatie) of afgeschreven en later terugbetaald, afhankelijk van de accommodatie.

Betalingen lopen via je Revolut-merchantaccount: kaart, Apple Pay en Google Pay. Elke stap toont een duidelijke status: nog niet betaald, wacht op bank, betaald, mislukt: probeer opnieuw.

Ontgrendeld: de verblijfsgids #

Zodra alle stappen klaar zijn, wordt het portaal ontgrendeld:

• Inchecken: deurcodes (alleen rond het verblijf zichtbaar), genummerde aankomststappen, keuze van de aankomsttijd, routebeschrijving en de checklist voor het uitchecken. Met een Nuki-smartlock krijgt elke gast een persoonlijke code voor het toetsenbord.
• Wifi: netwerk en wachtwoord met kopieerknoppen en een QR-code.
• Afval en recycling: de ophaaldagen tijdens het verblijf als kleine kalender, en wat in welke zak hoort. Kan verborgen worden.
• Lokale tips: restaurants, winkels, vervoer en noodnummers met kaartlinks.
• Extra's: pakketten en diensten die de gast online kan bestellen en betalen.
• Hulp: je contactgegevens, WhatsApp en telefoon.
• Vroeg inchecken / laat uitchecken: als je dit aanbiedt en de kalender het toelaat, kan de gast een vroegere aankomst of later vertrek kopen.

In de taal van de gast #

Het portaal opent in de taal van de telefoon van de gast (Engels, Duits, Italiaans, Frans, Spaans, Nederlands, Pools of Maltees) en heeft bovenaan een taalknop. Je eigen gidsteksten worden vertaald getoond zodra ze automatisch of door jou vertaald zijn. Zie Talen en vertalingen voor gasten.

Op een computer #

In de browser op een laptop of desktop gebruikt het portaal het hele venster: de navigatie en het verblijf (accommodatie, data, Bericht aan host) staan in een zijbalk links, de inhoud in twee kolommen: verblijfsgegevens naast betalingen en de hostkaart, extra's drie naast elkaar. Telefoons houden de app-indeling met de tabbalk onderaan.

Na het verblijf #

Het portaal laat zien dat het verblijf is afgerond en wanneer de borg wordt vrijgegeven. Gasten krijgen voor elke betaling een ontvangstbewijs per e-mail en een bericht zodra de borg is vrijgegeven. Als de berichtentijdlijn aanstaat, krijgt de gast na het uitchecken de vraag “Hoe was je verblijf?” en worden tevreden gasten naar je reviewpagina verwezen.

Op het beginscherm #

Elke gastenlink is een installeerbare app (PWA). Op een iPhone tikt de gast op Deel → Zet op beginscherm; op Android biedt het portaal direct Toevoegen aan startscherm aan. Het icoon gebruikt je merkkleur, de app opent schermvullend zonder browserbalk, en de laatst geladen gids (deurcode, wifi, routebeschrijving) opent ook bij een zwak of geen signaal. Het portaal toont een korte aanwijzing met deze stappen, die de gast kan verbergen. Op telefoons en tablets staat een kleine knop App installeren in de bovenbalk totdat de gids geïnstalleerd is: op Android opent die het installatievenster van de browser, op iPhone toont hij de twee stappen in Safari.

Privacy en veiligheid voor gasten #

• Links zijn lange willekeurige tokens die je op elk moment kunt vernieuwen (New portal link in de boeking).
• Codes en wifigegevens worden nooit verstuurd voordat het verblijf ontgrendeld is.
• Foto's van identiteitsbewijzen en handtekeningen worden privé per host opgeslagen en nooit meer in het portaal getoond.
• In Duitsland worden de registratiegegevens na de wettelijke bewaartermijn automatisch verwijderd (Meldeschein).

Probeer het zelf #

Open het voorbeeld-gastenportaal op je telefoon: voor aankomst (inchecken en betalingen staan nog open) of tijdens het verblijf (de ontgrendelde gids). Betalingen zijn daar gesimuleerd.

Veelgestelde vragen #

Wat als een gast de toeristenbelasting al contant heeft betaald? #

Open de boeking en klik op Mark as paid (contant of per bankoverschrijving), of op Waive met een reden. Het portaal wordt ontgrendeld zodra alle stappen afgehandeld zijn.

Welke talen ondersteunt het portaal? #

Acht: Engels, Duits, Italiaans, Frans, Spaans, Nederlands, Pools en Maltees. Het portaal volgt de taal van de telefoon van de gast en heeft een taalknop. Je eigen teksten worden vertaald getoond zodra ze automatisch of door jou vertaald zijn — zie Talen voor gasten en vertalingen.

Kunnen gasten hun incheckgegevens later nog wijzigen? #

Ja, tot aan de aankomst: ze klikken bij de incheckstap op Bekijken of wijzigen.

Hoe lang is het incheckformulier? #

Standaard is het het korte formulier: de gast bevestigt het aantal volwassenen en minderjarigen onder 18 (dat bepaalt de ecobijdrage), kiest een aankomsttijd, geeft het vluchtnummer op en accepteert de huisregels. Naam en contactgegevens komen uit de boeking. Schakel over naar het lange formulier (identiteitsdocument, adres, medereizigers, optioneel foto van het identiteitsbewijs en handtekening) onder Settings → Check-in form. Duitse accommodaties gebruiken altijd het lange formulier vanwege de Meldeschein.

Moet de gast een vluchtnummer opgeven? #

Standaard vraagt het online inchecken om de aankomsttijd en het vluchtnummer; gasten die niet vliegen, vinken Niet met het vliegtuig aan. Je ziet beide in de boeking en in de lijst met aankomsten. Zet dit uit onder Settings → Check-in. Naam, e-mail, telefoon en (als het kanaal dat levert) het adres worden uit de boeking ingevuld, zodat de gast ze alleen hoeft te controleren.