Aan de slag · voor Hosts
Lokale kalender, boekingen en gasten
Beheer boekingen zonder channel manager: kalender, nieuwe boekingen, wijzigen en annuleren, data blokkeren, iCal-export, aankomsten en gastenoverzicht.
Niet elke host gebruikt een channel manager. Accommodaties zonder kanaalkoppeling gebruiken de ingebouwde lokale kalender: je voert boekingen zelf in en houdt hier je gastgegevens bij. Boekingen die uit kanalen worden geïmporteerd, verschijnen in dezelfde kalender.
De kalender #
Calendar (kalender) toont zes weken voor alle accommodaties (of voor de accommodatie die je bovenaan kiest). Kleuren geven de status van elk verblijf aan:
| Kleur | Betekenis |
|---|---|
| Oranje | Wacht op betaling of inchecken: portaal vergrendeld |
| Lichtgroen | Klaar: portaal ontgrendeld |
| Donkergroen | Gast verblijft in de accommodatie |
| Grijs | Afgerond |
| Gestreept | Geblokkeerde data |
Klik op een balk om de boeking te openen, of klik op een lege dag om op die datum een boeking aan te maken.
Een boeking aanmaken #
+ New booking vraagt om accommodatie, data, gasten (volwassenen en minderjarigen onder 18), naam en contactgegevens van de gast, waar er geboekt is en optioneel een prijs. Vink Email the guest portal link now aan om de uitnodiging meteen te versturen. Overlappende boekingen worden geweigerd, tenzij je ze bevestigt.
Wijzigen, annuleren, herstellen #
Open een boeking om:
- Edit booking: data, gasten, contactgegevens, interne notities en no deposit for this booking (geen borg voor deze boeking) aan te passen.
- Cancel booking: de boeking te annuleren en de data vrij te geven; het gastenportaal toont de annulering. Terugbetalingen doe je in Revolut of via je kanaal.
- Reinstate: een annulering ongedaan te maken.
- New portal link: een nieuwe portaallink te maken; de oude link werkt direct niet meer.
Gasten komen met een ander aantal personen aan #
Klik in de boeking op Change naast Guests. Vul het aantal volwassenen (18+) en minderjarigen onder 18 in dat echt is aangekomen en klik op Save. De toeristenbelasting wordt meteen opnieuw berekend, de boeking toont (corrected), de wijziging wordt vastgelegd in de boekingsgeschiedenis (Guests changed from 5 adults to 3 adults · by …) en kanaalimports behouden vanaf dan jouw aantallen. Was de toeristenbelasting al betaald en stijgt het bedrag, dan laat het dashboard zien welk verschil je ter plekke moet innen.
Bekijken wat de gast ziet #
Open guest portal in de boeking opent het portaal van de gast in een nieuw tabblad: precies wat de gast ziet. De boeking laat ook zien of de gast zijn portaal heeft geopend (Guest opened the portal 3 times · last …, of has not opened the portal yet). Je eigen bezoeken via Open guest portal tellen niet mee; met Copy guest portal link kopieer je de gewone gastenlink om te versturen.
Data blokkeren #
Met Block dates reserveer je dagen voor eigen gebruik door de eigenaar of voor onderhoud. Blokkeringen maken deel uit van de iCal-export, zodat andere kanalen die data ook sluiten. Klik op een gestreepte blokkering om die te verwijderen.
iCal-export #
Elke accommodatie heeft een privé-iCal-URL (Settings → Properties → Settings → iCal export). Plak die in Airbnb, Booking.com of een andere kalender om data te blokkeren die hier geboekt zijn. Vernieuw de URL als je hem per ongeluk gedeeld hebt.
Aankomsten, vertrekken, doorlopende verblijven #
- Arrivals (aankomsten): gesorteerd op incheckdatum, met de filters awaiting payment, ready, in-house, completed en snelle kerncijfers.
- Departures (vertrekken): gesorteerd op uitcheckdatum, met vrij te geven borgen.
- Stayovers (doorlopende verblijven): wie er vannacht in je accommodaties slaapt.
Elke lijst kun je als CSV exporteren.
Gastenoverzicht #
Calendar → Guests toont elke gast met zijn verblijven. Gasten worden automatisch toegevoegd vanuit boekingen en online inchecken. Open een gastrecord om gegevens te corrigeren, notities toe te voegen of Erase (GDPR) te kiezen (wissen volgens de AVG): de boekingen blijven bestaan, de persoonlijke incheckgegevens van eerdere verblijven worden verwijderd.
Veelgestelde vragen #
Kan ik lokale boekingen en kanaalboekingen combineren bij één accommodatie? #
Ja. Boekingen die je met de hand aanmaakt, blijven lokaal; geïmporteerde kanaalboekingen worden bijgewerkt door het kanaal. De controle op overlap houdt rekening met beide.
Hoe importeer ik mijn bestaande boekingen? #
Koppel je kanaal (zie de handleidingen voor kanalen), voer ze met de hand in, of gebruik de API om ze in bulk aan te maken.